Erfaren chefsassistent till direktören för VO Verksamhetsstöd

Som chefsassistent får du en nyckelroll i att stödja ledningen med samordning, administration och effektiva arbetssätt. Här arbetar du nära beslutsfattandet i en verksamhet med stort samhällsansvar. Tillsammans får vi Sverige i arbete. Vill du bli en av oss? Verksamhetsområdets uppdrag Arbetsförmedlingen kraftsamlar nu för att utveckla myndighetens stödverksamhet utifrån ett helhetsperspektiv med myndighetens uppdrag och målbild i fokus. Utöver att samla myndighetens befintliga stödavdelningar i det nya verksamhetsområdet ska verksamhetsområdet bygga upp gemensamma processer och arbetssätt för att kunna erbjuda ett mer samlat och samordnat stöd. Verksamhetsområdet Verksamhetsstöd (VO VS) består av cirka 600 medarbetare och chefer, fördelade på fem avdelningar och en stab. Chefsassistentens uppdrag  I rollen som chefsassistent fungerar du som ett nära administrativt stöd till VO-direktören och till stabschefen vilket bland annat omfattar kalender- mötes- och resebokningar och beställningar. Du kommer att delta i olika typer av möten på uppdrag av verksamhetsområdesdirektören för att föra minnesanteckningar eller protokoll och hantera uppgifter inför och efter möten. Diarieföring ingår också i uppgifterna. Vidare ingår att hantera inkomna ärenden och fördela dessa till rätt instans inom verksamhetsområdet och i vissa fall att sammanställa svar. Organisatoriskt är chefsassistenten placerad vid verksamhetsområdets stab. Staben för VO VS är under uppbyggnad och består förutom chefsassistenten av stabschef och funktioner med inriktning verksamhetsplanering- och uppföljning, verksamhetsutveckling, ärendehantering och övriga vanligt förekommande stabsuppgifter. Som chefsassistent kommer du att tillsammans med kollegor vidareutveckla rutiner och arbetssätt för ärendehanteringen och bidra i vissa stabsövergripande uppgifter. Du kommer arbeta i ett antal IT-system och en förutsättning för att lyckas är en hög digital mognad och intresse. Periodvis är det ett högt arbetstempo. Det ställer krav på framförhållning och strukturerade arbetssätt, men även en hög grad av flexibilitet och förmåga att självständigt kunna prioritera bland arbetsuppgifter. En annan förutsättning för att lyckas i din roll är att du trivs med många kontaktytor och samarbeten samtidigt som du har integritet i hanteringen av den information du tar del av. Du är lätt att samarbeta med och har förmåga att bygga och förvalta interna och externa relationer. Du är kommunikativ och trivs med att ge stöd och service och med att vidareutveckla arbetssätt.   Vårt erbjudande Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som kan komma att inledas med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsorten är Solna. Vi erbjuder dig möjligheten att arbeta på en arbetsplats där vi värdesätter balans mellan arbete och privatliv. Du får tillgång till ett generöst semesteravtal, flexibla arbetstider samt möjlighet att arbeta på distans upp till 49 procent på årsbasis. Hos oss ingår även friskvård under arbetstid och ett förmånligt friskvårdsbidrag. Som anställd på Arbetsförmedlingen har du också tillgång till kompetensutveckling och karriärmöjligheter inom myndigheten. Genom vårt arbete bidrar vi till ett inkluderande och hållbart samhälle, där du får möjlighet att göra en verklig skillnad för individer och för samhället i stort. Mer om att jobba hos oss    Grundläggande krav för tjänsten Högskoleutbildning om lägst 180 högskolepoäng (120 poäng enligt tidigare system), alternativt tidigare erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig Minst fem års erfarenhet av arbete som chefsassistent eller ledningsstöd till högre chef inom offentlig verksamhet Mycket goda kunskaper i MS Office verktyg - främst Word, Excel och PowerPoint Erfarenhet av diarieföring och protokollskrivning Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska   Övriga meriter för tjänsten Goda kunskaper i Sharepoint och OneNote Mycket god kunskap om myndighetsprocesser, samverkan